Quando un documento viene rilasciato da un’autorità straniera – ad esempio una procura notarile, un certificato di nascita o un titolo di studio – deve essere legalizzato per poter essere utilizzato in Italia. In questi casi si parla di legalizzazione consolare, una procedura necessaria per attestare la validità del documento secondo la legge italiana. Fa eccezione il caso in cui il documento provenga da un Paese che ha aderito alla Convenzione dell’Aja del 1961, in questo caso è sufficiente l’apostille.
Cos’è la legalizzazione dei documenti stranieri?
La legalizzazione è una procedura amministrativa che serve a certificare l’autenticità della firma e della qualifica del pubblico ufficiale che ha sottoscritto un documento estero. Non attesta la veridicità del contenuto, ma garantisce che il documento sia stato emesso legalmente nel paese d’origine.
Senza questa procedura, un documento straniero non ha valore legale in Italia, poiché non è possibile verificarne l’autenticità. La legalizzazione permette quindi di:
- accertare che il documento sia stato emesso secondo la legge del Paese d’origine;
- verificare che sia stato firmato da un’autorità competente;
- convalidare la firma e il timbro ufficiale apposti sul documento.
| Legalizzazione | Apostille |
|---|---|
| Si applica ai documenti stranieri emessi in Paesi non aderenti alla Convenzione dell’Aja. | Si applica ai documenti stranieri provenienti da Paesi firmatari della Convenzione dell’Aja. |
| È un processo più lungo e burocratico, che coinvolge le rappresentanze diplomatiche italiane (ambasciate/ consolati). | È una procedura più semplice, con un timbro unico rilasciato dalle autorità del Paese d’origine (procura, o prefettura) |
| Necessita di intervento del Consolato italiano nel Paese straniero. | L’apostille viene apposta direttamente nel Paese straniero, non serve legalizzazione ulteriore in Italia. |
Quali sono i documenti soggetti a legalizzazione?
Gli atti che per essere riconosciuti dallo Stato italiano devono essere obbligatoriamente sottoposti a una procedura di legalizzazione sono tutti quei documenti che sono prodotti in uno stato straniero. Ecco alcuni esempi di documenti da dover legalizzare:
- Certificati di nascita, nascita all’estero, matrimonio, divorzio, morte, stato di famiglia;
- Atti notarili (es. procura);
- Atti giudiziari;
- Documenti scolastici e universitari;
- Atti commerciali e societari (come bilanci societari).
📌 Nota: Anche se un documento è redatto in lingua italiana, se è stato rilasciato all’estero è comunque soggetto a legalizzazione, salvo accordi specifici.
Non è necessaria la legalizzazione se:
- il documento proviene da Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja (in questo caso basta l’apostille);
- esistono accordi bilaterali tra l’Italia e il Paese di emissione;
- il documento è stato emesso da ambasciate o consolati italiani all’estero (non è considerato atto straniero).
Come legalizzare un documento estero?
Per legalizzare un documento estero sarà necessario recarsi al Consolato Italiano nel Paese di emissione e presentare:
- il documento originale;
- la traduzione giurata in italiano.
La legalizzazione comporta un costo variabile, determinato dalla natura del documento. Le tariffe consolari aggiornate sono disponibili sul sito ufficiale del Ministero degli Affari Esteri o del Consolato italiano di riferimento.
Un documento straniero legalizzato presenta i seguenti dati:
- il nome e cognome di chi ha sottoscritto il documento;
- il nome e il cognome dell’autorità che legalizza il documento;
- la qualifica del pubblico ufficiale che legalizza il documento;
- la firma del pubblico ufficiale che ha il compito di legalizzare il documento;
- la data e il luogo della legalizzazione;
- il timbro dell’ufficio.
Documenti rilasciati da consolati stranieri in Italia: serve legalizzare?
Se il documento è stato rilasciato da una rappresentanza diplomatica o consolare estera presente in Italia (es. l’Ambasciata di Spagna a Roma), non si tratta di un documento estero in senso stretto, perché è stato redatto su suolo italiano. In questo caso, quindi, non valgono le regole standard della legalizzazione consolare, ovvero la procedura necessaria per la legalizzazione di un documento prodotto all’estero da autorità straniere.
In questo caso:
- se il Paese ha aderito alla Convenzione di Londra (1968) o Bruxelles (1987), la legalizzazione non è necessaria;
- se il Paese non ha aderito alle convenzioni il documento dovrà essere legalizzato in Prefettura e non al Consolato italiano.
Attestare la legalità di un documento straniero in Italia
La legalizzazione è una procedura burocratica a cui devono essere sottoposti i documenti redatti all’estero sia in lingua straniera che in lingua italiana per essere riconosciuti legalmente in Italia. Gli unici documenti che non devono essere legalizzati sono quelli che vengono redatti e sottoscritti in tutti gli stati che fanno parte della Convenzione dell’Aja. Per legalizzare un documento è necessario rivolgersi ai consolati italiani presenti all’estero in possesso del documento originale e del documento tradotto in italiano.
FAQ
Quando è necessaria la legalizzazione?
Devi legalizzare un documento quando viene prodotto all’estero in un Paese non firmatario della Convenzione dell’Aja.
Chi si occupa di legalizzare un documento?
La legalizzazione dei documenti esteri in Italia è una procedura burocratica affidata unicamente alle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane presenti in quel Paese.
