Grazie all’adesione dell’Italia alla Convenzione dell’Aja, è possibile legalizzare documenti pubblici da utilizzare all’estero in modo rapido e semplificato tramite l’apostille. Questo strumento, obbligatorio per il riconoscimento legale di atti pubblici italiani nei Paesi aderenti alla Convenzione, sostituisce la complessa legalizzazione consolare, riducendo tempi e costi. Che si tratti di un certificato di nascita, di laurea o di un atto notarile, l’apostille è fondamentale per garantirne la validità all’estero.
Cos’è l’apostille?
L’apostille è un certificato internazionale che attesta l’autenticità di un documento pubblico, rendendolo legalmente riconoscibile in un altro Paese aderente alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.
In pratica, l’apostille serve a legalizzare un documento senza dover passare per complicate procedure diplomatiche o consolari. Apostillare un documento significa quindi apporre questo certificato, che può essere un timbro o un’etichetta applicata direttamente sul documento o su un foglio allegato.
Quando si necessita di presentare il documento in un paese straniero, spesso è richiesta anche la traduzione del documento apostillato.
L’apostille con la Convenzione dell’Aja del 1961
Il 5 ottobre 1961, numerosi Stati firmarono la Convenzione dell’Aja, pensata per semplificare il riconoscimento internazionale degli atti pubblici. L’adesione alla Convenzione è stata ampia: oggi sono oltre 115 i Paesi membri. Ecco le principali novità introdotte:
- abolizione della legalizzazione consolare tra gli Stati aderenti;
- introduzione dell’apostille, un timbro o certificato che attesta l’autenticità dell’atto pubblico;
- ogni Stato ha designato le proprie autorità competenti al rilascio, senza più coinvolgere ambasciate o consolati stranieri.
In Italia, la competenza per il rilascio dell’apostille è così distribuita:
- Procura della Repubblica: per atti notarili e giudiziari firmati da pubblici ufficiali (come notai, ufficiali giudiziari, personale giudiziario, cancellieri);
- Prefettura: per gli altri atti pubblici, come certificati anagrafici o scolastici.
Venezuela, Filippine, Regno Unito (UK / England), Colombia, India, Brasile, Francia, Germania, Spagna, Italia, Stati Uniti (USA) e Giappone.
Quali documenti possono essere apostillati?
L’apostille può essere applicata su una vasta gamma di atti pubblici italiani, tra cui:
- Certificati dello stato civile: nascita, nascita all’estero, matrimonio, morte, stato di famiglia, divorzio, tras
- Documenti scolastici e universitari: diplomi, attestati, lauree;
- Decisioni giudiziarie: civili, penali, amministrative;
- Contratti e atti notarili: compravendite, testamenti, procure;
- Atti societari: fusioni, statuti, bilanci, registrazioni di marchi e brevetti;
- Certificazioni fiscali e contributive, come il codice fiscale.
Non esistono vincoli rigidi, ma ci sono alcuni criteri fondamentali da seguire:
- il documento dev’essere completo, leggibile e privo di correzioni;
- firma, timbro e data devono essere chiari e riconoscibili;
- nel caso di traduzioni, il traduttore ufficiale non può includere informazioni non leggibili o non presenti nel testo originale.
Cosa succede se il Paese non ha aderito alla Convenzione dell’Aja?
Se il Paese di destinazione non ha sottoscritto la Convenzione dell’Aja del 1961, l’apostille non è sufficiente per il riconoscimento del documento. In questo caso, è necessario avviare la procedura tradizionale di legalizzazione consolare, rivolgendosi all’ambasciata o al consolato di quel Paese in Italia, seguendo le modalità previste da quel Paese.
In questo caso, l’interessato dovrà:
- recarsi presso l’ambasciata o il consolato in Italia del Paese di destinazione;
- presentare l’originale dell’atto e una traduzione;
- ottenere una certificazione di conformità.
Pakistan, Cina, Emirati Arabi Uniti, Marocco, Algeria, Vietnam, Indonesia e Thailandia.
Cosa succede tra i Paesi europei?
Negli Stati membri dell’Unione Europea, la questione è stata semplificata grazie al Regolamento (UE) 2016/1191, in vigore dal 16 febbraio 2019. Questo regolamento prevede una esenzione generalizzata dall’obbligo di legalizzazione o apostille per numerosi documenti pubblici tra Paesi UE, come certificati di nascita, matrimonio, cittadinanza, assenza di precedenti penali e altri. Inoltre, introduce moduli standard multilingue per facilitare la comprensione e ridurre l’obbligo di traduzione.
Quindi, per i documenti tra Paesi UE che rientrano nel regolamento, non è più necessario richiedere apostille o altre legalizzazioni, rendendo molto più semplice e veloce lo scambio di documenti pubblici.
Apostille: il passaporto legale dei tuoi documenti all’estero
Grazie alla Convenzione dell’Aja del 1961, il sistema dell’apostille ha rappresentato una rivoluzione nel riconoscimento internazionale degli atti pubblici. L’Italia, aderendo alla Convenzione, ha semplificato notevolmente le procedure per cittadini, professionisti e imprese che operano oltreconfine. Basta un timbro per dare validità internazionale a un documento: semplice, rapido, efficace. Inoltre, grazie al Regolamento (UE), dal 16 febbraio 2019 si applica nei Paesi dell’Unione Europea un’esenzione generalizzata dall’obbligo di apostille e legalizzazione per molti documenti pubblici (certificati di nascita, matrimonio, cittadinanza, assenza di precedenti penali, ecc.)
